Die aktuelle COVID-19-Pandemie stellt uns alle vor neue Herausforderungen. Häufig werden wir gefragt, wie Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen aktuell organisiert werden müssen und dürfen.
Vorgaben in Vereinssatzung
Wann und wie Vorstandssitzungen stattfinden müssen, war schon vor dem Ausbruch der Pandemie vom Gesetzgeber weitestgehend den Vereinen selbst überlassen. Der Verein musste nur handlungsfähig bleiben. Daher haben viele Vereine in ihrer Satzung geregelt, wie oft eine Vorstandssitzung stattfinden muss und welche Regeln dafür einzuhalten sind. Existiert keine Satzungsregelung, gelten die gesetzlichen Regelungen zur Mitgliederversammlung.
Müssen Vorstandssitzungen noch stattfinden?
Durch den Beschluss der Bundesregierung und der Landesregierung, wonach Zusammenkünfte weiterhin eingeschränkt sind, können auch Vorstandssitzungen oftmals nicht mehr bei gleichzeitiger örtlicher Anwesenheit aller Vorstandsmitglieder durchführt werden. Ob Vorstandssitzungen während der Coronakrise trotzdem stattfinden müssen, ist davon abhängig, wie häufig der Vorstand zusammenkommen muss. Hierfür fehlt eine gesetzliche Regelung. Satzungsregelungen sind möglich und können ganz unterschiedlich und individuell gestaltet sein. Während einige Satzungen Vorstandssitzungen in einem engen Zeitfenster vorschreiben, geben andere Satzungen dem Vorstand mehr Spielraum bei der Festsetzung von Vorstandssitzungen. Werden in der Satzung beispielsweise keine starren Zeiten, sondern nur eine Mindestanzahl an Sitzungen im Jahr vorgeschrieben oder dem Vorstand die Entscheidung darüber selbst überlassen, haben Vorstände einen Ermessensspielraum, wann sie die Vorstandssitzung stattfinden lassen. Verlangen es Vereinsangelegenheiten können Sitzungen jedoch durchgeführt werden.
Kann die Vorstandssitzung per Telefon oder online stattfinden?
Für Vorstandssitzungen gelten grundsätzlich die gleichen Regelungen, wie für die Mitgliederversammlung. Demnach könnte sich die Zulässigkeit einer virtuellen oder telefonischen Vorstandssitzung zunächst aus der Vereinssatzung ergeben. Lässt die Satzung eine virtuelle Vorstandssitzung bisher nicht explizit zu, so konnte der Vorstand bisher nur bei Zustimmung aller Vorstandsmitglieder für die Durchführung einer solchen virtuellen Vorstandssitzung ohne Satzungsgrundlage und Einhaltung der Schriftform stimmen. Durch den Gesetzesbeschluss von Bundestag und Bundesrat hat sich dies in Zeiten von Corona geändert. Das beschlossene Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht regelt, dass Vereine ihre Mitgliederversammlungen auch dann virtuell durchführen können, wenn dies ursprünglich nicht in der Satzung verankert wurde. Zudem wurden auch die Anforderungen an Beschlussfassungen im Umlaufverfahren erleichtert. Es ist nun nicht mehr die Zustimmung aller Mitglieder erforderlich, sondern es reicht aus, wenn eine Mehrheit nach den gesetzlichen Regelungen oder denen der Satzung einem Beschluss zustimmen. Dazu müssen lediglich alle Mitglieder beteiligt werden, und mindestens die Hälfte der Mitglieder muss im Umlaufverfahren seine Stimme abgegeben haben.
Das Gesetz bezieht sich zwar nur auf Mitgliederversammlungen und erwähnt keine Vorstandssitzungen, jedoch gelten Vorschriften für Mitgliederversammlungen grundsätzlich auch für Vorstandssitzungen entsprechend, wenn die Satzung keine eigenständigen Regelungen für Vorstandssitzungen vorsieht. Daher gelten die Erleichterungen für Mitgliederversammlungen auch für Vorstandssitzungen. Trifft die Vereinssatzung allerdings eine eigenständige abweichende Regelung für Vorstandssitzungen, muss im Einzelfall geprüft werden, ob die Vorstandssitzung virtuell abgehalten werden kann oder nicht. Diese Gesetzesänderung gilt zunächst bis 31.12.2021.
Rechtzeitiger Zugang zur virtuellen Vorstandssitzung
Bei der tatsächlichen Durchführung der virtuellen Versammlung kann auf alle modernen Kommunikationsmittel zurückgegriffen werden. Einzige Voraussetzung: Alle Teilnehmer müssen eine rechtzeitige Zugangsmöglichkeit (Einwahldaten/Passwort) zu dem Kommunikationsmittel der Wahl haben.
Das vom Deutschen Bundestag beschlossene »Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht« bietet den Vereinen seit Ende März 2020 die rechtliche Grundlage, um
- Vorstandsmitglieder auch nach Ablauf ihrer Amtszeit bis zur Abberufung oder Wahl eines Nachfolgers im Amt zu belassen
- Virtuelle Mitgliederversammlungen (in allen verfügbaren Formen) abhalten zu können,
- Mitgliederrechte über elektronische Kommunikationsmittel zu gewähren,
- Mitgliedern das Recht der schriftlichen Stimmabgabe (auch per Fax oder E-Mail) vor der eigentlichen Versammlung einzuräumen.
Uneingeschränkte Rechtsgültigkeit wird gesichert
- wenn grundsätzlich alle Mitglieder eines Vereins an diesen neuen Kommunikations- und Entscheidungsverfahren beteiligt sind,
- wenn für schriftlich gefasste Beschlüsse mindestens die Hälfte aller Mitglieder ein Votum abgibt und - ansonsten die in der Satzung festgelegten Mehrheitsverhältnisse beachtet werden.
Das Bundesjustizministerium hat mit einer Verordnung vom 20. Oktober 2020 die Maßnahmen nun bis zum 31.10.2021 verlängert.
Das Gesetz im Wortlaut vom 27.3.2020 (PDF)
Die Verordnung zur Verlängerung der Maßnahmen vom 20.10.2020 (PDF)